Mateřská škola, Práče, okres Znojmo-příspěvková organizace

671 61 Práče 11, tel. MŠ -  515271230, E-mail: Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript. , IČ: 70991481   

 

 

 

 

 

                           SMĚRNICE Č. 7  O ZABEZPEČENÍ ZÁKONA
                  O FINANČNÍ KONTROLE  
                    Č. 320/2001 SB. A VYHLÁŠKY Č. 416/2004 SB.
               V PLATNÉM ZNĚNÍ

 

 

Č. j.:    Spisový znak      Skartační znak

   ŘMŠ 149/2018             A. 1.                   A10

Vypracoval:

Jana Kučerová, ředitel školy

Schválil:

Jana Kučerová, ředitel školy

Směrnice nabývá platnosti ode dne:

15. 9. 2018

Směrnice nabývá účinnosti ode dne:

16. 9. 2018

Změny ve směrnici jsou prováděny formou  číslovaných písemných dodatků, které tvoří součást tohoto předpisu.

 

 

 

 

                                                       1. Obecná ustanovení

 

Na základě ustanovení § 25 zákona č. 320/2001 Sb. o finanční kontrole ve veřejné správě  a  o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole) vydávám jako statutární orgán školy tuto směrnici. Směrnice je součástí organizačního řádu školy

 

           Ustanovení této směrnice konkretizuje vnitřní kontrolní systém organizace, tzn. postup při řídící kontrole, která výrazným způsobem zasahuje také do oběhu účetních dokladů organizace, a také vymezuje postavení interního auditu.

 

Každý pracovník podílející se na vnitřním kontrolním systému je ve smyslu evropského nařízení ke GDPR povinen zachovávat mlčenlivost a chránit před zneužitím data, údaje a osobní údaje, s nimiž přišel do styku v rámci kontrolního systému, shromažďovat pouze nezbytné údaje a osobní údaje, bezpečně je ukládat a chránit před neoprávněným přístupem, neposkytovat je subjektům, které na ně nemají zákonný nárok, nepotřebné údaje vyřazovat a dál nezpracovávat.

 

 

                          2. Odpovědnost při provádění řídící kontroly

 

Příspěvkové organizace jsou pro účely zákona č. 320/2001Sb. orgánem veřejné správy. Za vedení a udržování vnitřního kontrolního systému příspěvkové organizace je odpovědný její statutární orgán (ředitel), který je povinen organizovat, řídit a zajistit přiměřenost a účinnost finanční kontroly. Statutární orgán příspěvkové organizace je povinen zajistit delegování pravomocí a odpovědnosti u dalších zaměstnanců zainteresovaných v systému finanční kontroly. Zejména je povinen ustanovit následující funkce - příkazce operace, správce rozpočtu a hlavního účetního. Jejich pravomoc a odpovědnost stanoví v jejich pracovních náplních a v organizačním řádu školy.

 

  • Příkazcem finančních a majetkových operací je zpravidla ředitel školy; v době nepřítomnosti ředitele, nebo u vybraných finančních a majetkových operacích jej zastupuje jeho statutární zástupce nebo jiný pověřený pracovník.

 

  • Funkce správce rozpočtu a hlavního účetního může být v příspěvkové organizaci výjimečně sloučena a může být v odpovědnosti jednoho zaměstnance. Tyto funkce vykonávají zpravidla pověření hospodářští pracovníci příspěvkové organizace. V rámci personálních možností je v kompetenci ředitele organizace určit jejich zástupce nebo více zástupců.

 

  • Odpovědnost za provádění řídící kontroly nelze přenést při vedení účetnictví externí firmou na tuto dodavatelskou firmu.

 

   3. Řídící kontrola

 

          Řídící kontrola je prováděna při přípravě operací před jejich schválením, při průběžném sledování uskutečňovaných operací až do jejich konečného vypořádání a vyúčtování a následného prověření vybraných operací v rámci hodnocení dosažených výsledků a správnosti hospodaření. Řídící kontrola zahrnuje kontrolu předběžnou, průběžnou a následnou..

 

1.   Předběžnou kontrolu zajišťují povinně v první fázi příkazce finančních a majetkových operací a správce rozpočtu. Do druhé fáze předběžné řídící kontroly navíc vstupuje hlavní účetní.

2.   Průběžnou kontrolu zajišťují příkazce finančních a majetkových operací, správce rozpočtu a hlavní účetní v rozsahu, který jim určí ředitel školy.

3.   Následnou kontrolu zajišťuje ředitel školy nebo jím pověřený zaměstnanec u náhodně vybraných finančních a majetkových operací.

 

                                                       Systém finančního řízení

 

Jeho součástí dle § 3 zákona:

a) veřejnosprávní kontrola je vykonávaná kontrolními orgány (zřizovatelem). Jejich rozsah a periodicita je určena odpovědnými pracovníky zřizovatele.

Organizace předkládá internímu auditorovi zřizovatele zprávy o výsledcích řídicích kontrol ve smyslu vyhlášky č. 416 /2004Sb. dle žádosti zřizovatele.

 

b) vnitřní kontrolní systém podle § 25 zákona, tj. řídící kontrola.

Cílem této kontroly je:

  • zajistit hospodárný, efektivní a účelný výkon činností zabezpečovaných naší organizací
  • zjišťovat, vyhodnocovat a minimalizovat rizika vznikající při chodu organizace
  • podávat včasné informace vedoucím organizace o zjištěných závažných nedostatcích a přijímaných opatřeních

 

Předpokladem pro požadovanou funkčnost našeho vnitřního kontrolního systému je:

  • stanovit rozsah pravomocí a odpovědností vedoucích a ostatních zaměstnanců a oddělit tyto pravomoci a odpovědnosti při přípravě, schvalování, provádění a kontrole operací, hlavně u výběrových řízení, uzavírání smluv, vzniku závazků apod. (toto je ošetřeno pracovními náplněmi zaměstnanců, podpisovými vzory a směrnicí o  oběhu  účetních dokladů)
  • zajistit provádění záznamů o všech uskutečněných operacích a kontrolách (používání formulářů tzv. likvidační lístky, na nichž jsou uvedeny údaje o provedení řídící kontroly s podpisy příkazce operace, správce rozpočtu a hlavní účetní
  • přijmout nezbytná opatření k ochraně veřejných prostředků a jejich co nejefektivnější využívání (např. sepsaná hmotná odpovědnost u zaměstnanců, kteří odpovídají za svěřený majetek nebo finance)

 

Kontrolní metody

  • zjištění skutečného stavu hospodaření a jeho porovnání s dokumentací
  • sledování správnosti postupů při hospodaření s veřejnými prostředky
  • šetření a ověřování skutečností týkajících se příslušných operací
  • analýza údajů a vyhodnocení vzájemných vztahů

 

 

Kontrolní postupy

  • schvalovací zajišťují prověření podkladů připravovaných operací
  • operační zajišťují úplný a přesný průběh operací vč. jejich vypořádání, vyúčtování a podchycení v evidenci
  • hodnotící zajišťují porovnání údajů z informačního systému s údaji z výkazů a hlášení se schválenými rozpočty
  • revizí prověřují správnost vybraných operací vč. vyhodnocování účinnosti      

vnitřních  finančních kontrol

 

Provádění vnitřní kontroly na všech stupních řízení patří k základním pracovním povinnostem vedoucích pracovníků v rozsahu jejich pověření a odpovědnosti vymezené v organizačním řádu, případně v tomto kontrolním řádu.

Všichni vedoucí organizačních útvarů mají v rámci svých pravomocí a odpovědnosti povinnost zajišťovat vytváření a řádné fungování vnitřního kontrolního systému.

 

I.PŘEDBĚŽNÁ KONTROLA

 

Uvnitř orgánu veřejné správy zajišťují předběžnou kontrolu plánovaných připravovaných operací dle § 26 zákona:

K funkci příkazců operací byli v organizaci pověřeni:

  • ředitelka školy (její funkce vyplývá z organizačního řádu)   (viz příloha)

 

K funkci správce rozpočtu a hlavní účetní byla v organizaci pověřena:

  • hlavní účetní (viz příloha)

Nejdůležitějším prvkem řídící kontroly je předběžná kontrola operací (kontrola provedená před a po uzavření kontraktu a vznikem závazku, nároku, která je  prováděna v několika fázích:

  1. Předběžná kontrola před vznikem nároku– postup je stanoven § 11

Předběžnou kontrolu před vznikem nároku (pohledávky) orgánu veřejné správy zajistí ve své působnosti  příkazce operace (ředitelka).

Schvalovacím  postupem příkazce operace se  prověřuje:

  • soulad připravované operace se stanovenými úkoly a schválenými záměry a cíli orgánu veřejné správy,
  • přijetí opatření k vyloučení nebo zmírnění provozních, finančních, právních a jiných rizik, která se při uskutečňování připravované operace mohou vyskytnout,
  • doložení připravované operace věcně správnými a úplnými podklady.

 

 

  1. Předběžná kontrola po vzniku nároku – postup je stanoven § 12

Předběžnou kontrolu při správě veřejných příjmů  po vzniku nároku  orgánu veřejné správy zajistí ve své působnosti  příkazce operace a hlavní  účetní.

Schvalovacím  postupem příkazce operace se prověří:

  • správnost určení dlužníka, výše a splatnost vzniklého nároku orgánu veřejné správy.            

Příkazce operace vystaví pokyn k plnění veřejných příjmů opatřený svým podpisem a předá jej s doklady o nároku orgánu veřejné správy hlavnímu účetnímu k přijetí konkrétního příjmu nebo k zajištění vymáhání pohledávky.

Schvalovacím postupem hlavního účetního se prověří:

  • soulad podpisu příkazce operace v pokynu k plnění veřejných příjmů s podpisem uvedeným v podpisovém vzoru,
  • správnost určení dlužníka, výše a splatnosti vzniklého  nároku orgánu veřejné správy s údaji  ve vydaném pokynu k plnění veřejných příjmů,
  • jiné skutečnosti týkající se uskutečnění operace jako účetního případu podle zvláštních právních předpisů pro vedení účetnictví orgánu veřejné správy, souvisejících účetních rizik, které se při jejím uskutečňování mohou vyskytnout včetně přijetí případných opatření k jejich vyloučení nebo zmírnění.   

Neshledá-li hlavní účetní nedostatky, předá  pokyn k plnění veřejných příjmů potvrzený svým podpisem k zajištění  výběru  konkrétního příjmu ve výši splatného nároku.

 

  1. Předběžná kontrola před vznikem závazku – postup je stanoven § 13

Předběžnou kontrolu při řízení veřejných výdajů před vznikem závazku orgánu veřejné správy zajistí ve své působnosti  příkazce operace a správce rozpočtu.

Schvalovacím  postupem příkazce operace se  prověří:

  • nezbytnost připravované operace k zajištění stanovených úkolů a schválených záměrů a cílů orgánu veřejné správy,
  • přijetí opatření k vyloučení nebo zmírnění provozních, finančních, právních a jiných rizik, která se při uskutečňování připravované operace mohou vyskytnout,
  • doložení připravované operace věcně správnými a úplnými podklady.

Je-li kontrolní postup ukončen, příkazce operace potvrdí svým podpisem písemný podklad (objednávka, smlouva) k přípravě závazku a předá jej k předběžné kontrole správci rozpočtu. 

  1. Individuální příslib

Dle § 13 odst. (7) Neshledá-li správce rozpočtu nedostatky, vrátí svým podpisem potvrzený podklad (na faktuře, objednávce či smlouvě) k připravované operaci příkazci. Podpis správce rozpočtu, případně s připojenými písemnými omezujícími podmínkami je pro účely finančního řízení dokladem o kontrolním zajištění finančního krytí připravovaného závazku v navržené výši a o předpokládaném termínu jeho plnění konkrétnímu věřiteli (dále jen "individuální příslib"). 

Schvalovacím  postupem správce rozpočtu se prověří, zda připravovaná operace:

  • byla ověřena příkazcem operace v rozsahu jeho oprávnění k tomuto úkonu, a zda jeho podpis na podkladu k připravované operaci souhlasí s podpisem uvedeným v podpisovém vzoru,
  • je v souladu se schválenými veřejnými výdaji, programy, projekty, uzavřenými smlouvami nebo jinými rozhodnutími o nakládání s veřejnými prostředky,   
  • odpovídá pravidlům stanoveným zvláštními právními předpisy pro financování činnosti orgánu veřejné správy,
  • byla prověřena v souvislosti s rozpočtovými riziky, která se při jejím uskutečňování mohou vyskytnout, zejména v souvislosti s dopadem uskutečnění operace na zdroje financování činnosti orgánu veřejné správy použitelné v příslušném rozpočtovém období a s potřebou zajištění zdrojů pro financování činnosti tohoto orgánu v navazujícím rozpočtovém období, a zda byla stanovena opatření k vyloučení nebo zmírnění těchto rizik.

Pro usnadnění provádění předběžné řídící kontroly organizace užívá institut limitovaného příslibu.

  1. Limitovaný příslib

Při provádění předběžné řídící kontroly je kontrolní systém zahlcen tzv. drobnými výdaji, které jsou zapotřebí pro chod organizace, které se často opakují. Pro tyto situace bude organizace nadále využívat institut limitovaného příslibu ve smyslu § 13 odst. 8 a 9, tj.  příkazce operace předá správci rozpočtu návrh na kontrolní zajištění finančního krytí předpokládaných operací a s tím souvisejících závazků, jejichž věřitel a výše není předem známa. Správce rozpočtu předá zpět příkazci operace podepsaný příslib s určením limitu výdajů a s určením období, ve kterém se výdaje mají uskutečnit. Jeho kopii předá hlavnímu účetnímu. Limitovaný příslib bude tedy využíván pouze pro předběžnou řídící kontrolu před vznikem závazku, nikoli před vznikem nároku.“

 

6.Předběžná kontrola po závazku – postup je stanoven § 14

Předběžnou kontrolu při řízení veřejných výdajů po vzniku  závazku orgánu veřejné správy  zajistí ve své působnosti  příkazce operace a hlavní  účetní.

Schvalovacím  postupem příkazce operace se  prověří:

  • správnost určení věřitele, výše a splatnosti vzniklého  závazku orgánu veřejné správy,
  • soulad výše závazku s individuálním příslibem nebo limitovaným příslibem.

Příkazce operace vystaví pokyn k plnění veřejných výdajů opatřený svým podpisem a předá jej                 

s doklady o závazku orgánu veřejné správy hlavnímu účetnímu k zajištění platby.

 

Na pokynu označí rovněž, zda se jedná o individuální příslib nebo limitovaný příslib.

Schvalovacím postupem hlavního účetního se prověří:

  • soulad podpisu příkazce operace v pokynu k zajištění platby s podpisem uvedeným v

podpisovém vzoru,

  • soulad údajů o věřiteli, výši a splatnosti vzniklého  závazku orgánu veřejné správy s údaji ve vydaném pokynu k zajištění platby, kterou je tento orgán povinen zaplatit věřiteli,
  • podle označení na pokynu, zda se jedná o operaci s individuálním příslibem nebo limitovaným příslibem,
  • soulad pokynu příkazce operace k zajištění platby s limitovaným příslibem pro určené a stanovené období,
  • jiné skutečnosti týkající se uskutečnění operace jako účetního případu podle zvláštních právních předpisů pro vedení účetnictví orgánu veřejné správy4), souvisejících účetních rizik, které se mohou vyskytnout zejména v souvislosti se zapojením cizích zdrojů, zálohami, hospodařením s fondy a přijetí případných opatření k jejich vyloučení nebo zmírnění. V organizaci vykonává správce rozpočtu a hlavního účetního jediný zaměstnanec (§ 26 odst. 3 zákona), zajišťuje schvalovací postupy správce rozpočtu i hlavního účetního.

 

 

II. PRŮBĚŽNÁ KONTROLA

Za průběžnou kontrolu zodpovídá vedoucí organizace nebo jím pověření pracovníci, kteří zajišťují přímé uskutečňování operací při hospodaření s finančními prostředky. Kontrola spočívá v realizaci operačních postupů prostřednictvím pověřených zaměstnanců. Ověřují, zda je operace realizována v souladu s příslušnými zákony a dalšími právními předpisy, včetně vnitřních předpisů organizace. Dále také kontrolují dodržování zákona o účetnictví.

Tyto postupy zahrnují i kontrolní techniky při prověřování jejich příslušné dokumentace a sestavování stanovených finančních, statistických a jiných výkazů, hlášení a zpráv

Průběžnou kontrolou jsou pověřeni zejména vedoucí organizace-ředitelka, v její nepřítomnosti – statutární zástupce, dále ekonomka a pracovníci  odpovědní  za sklad materiálu – školnice, sklad zásob při školní jídelně a sklad potravin - vedoucí kuchyně  (viz příloha)

Organizace pro účely průběžné kontroly sestavila plán kontrol. Po provedení kontroly je proveden zápis a učiněna nápravná opatření.

Operačními postupy se zajistí průběžné prověření, které zajistí minimalizaci rizik:

  1. Lidského  faktoru:

 Neznalost

Nekompetentnosti

Nepozornosti

Neinformovanosti

  1. Majetkových  rizik:

Živelní pohroma (povodeň, požár apod.)

Vnitřní kriminalita (požívání nelegálního software)

  1. Rizika peněžních prostředků:

Odcizení

Loupež

Podvod

Nedbalost

 

  1. Právní rizika:

Soulad s právními předpisy finančního práva (rozpočtová pravidla, účetnictví, veřejné zakázky,   daňové předpisy, ochrana dat apod.

 

Operační postupy v organizaci:

  1. zajišťování bezhotovostního styku. Kontrola se zaměří na ochranu majetku před neoprávněnými zásahy,
  2. nakládání s peněžními prostředky v hotovosti a s ceninami. Kontrola se zaměří na evidenci, inventarizaci, řešení a vypořádání inventarizačních rozdílů, ochranu a zabezpečení majetku při manipulaci, přesunu a úschově,
  3. prověřování souladu výdaje s doklady o příjmu zboží nebo služeb. Kontrola se zaměří na fyzickou kontrolu nakoupeného zboží a služeb a ověření těchto skutečností s příslušnou dokumentací, a zda při nákupu byly dodrženy požadavky hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti,
  4. plnění závazků. Kontrola se zaměřuje na dodržování splatnosti u splatných závazků, zda nedochází k poškozování věřitele, přednostní úhradou jiných závazků, zda organizaci nehrozí sankce z neplnění závazků, zda jsou správně vyúčtovány zálohy apod.,
  5. správa pohledávek a jejich vymáhání. Předmětem kontroly je adresnost pohledávky, její právní zajištění, dodržování platebních podmínek, předcházenívzniku nedobytných pohledávek smluvními podmínkami, korespondence s dlužníky při vymáhání pohledávek, předávání kompletních podkladů k osudnímu vymáhání, vymáhání příslušenství pohledávek apod.,
  6. prověřování stavu, pohybu a využívání zásob včetně jejich evidenci, úplnosti a průkaznosti záznamů o nich, při inventarizaci, zabezpečení ochrany majetku,
  7. prověřování stavu, využívání, udržování a způsobu vyřazení a likvidace majetku včetně jeho evidence, úplnosti a průkaznosti záznamů o něm, inventarizace, řešení a vypořádávání rozdílů, zajištění podmínek pro využití, uložení a ochranu tohoto majetku v souladu s právními předpisy. Kontrola se zaměří i na způsob ocenění majetku v účetnictví, úroveň pojištění majetku ve vztahu k možným rizikům, provádění oprav a udržování majetku, provedená technická zhodnocení majetku apod.,
  8. zaznamenávání uskutečněných operací v účetnictví. Kontrola se zaměří na porovnání dokladů s údaji v účetní evidenci, při dodržení věcné a časové souvislosti jednotlivých účetních případů.

 

 

III. Následná kontrola

U následné kontroly se uplatňují operační, hodnotící a revizní postupy jako u průběžné kontroly. Podílejí se na ní  zaměstnanci uvedení v bodu II. Provádí se kontrola účetních a s nimi souvisejících dokladů a osob odpovědných za účetní  případ. Ověřuje se hospodárnost, účelnost a efektivnost při nakládání s veřejnými prostředky. Doporučení  k odstranění nedostatků zjištěných kontrolou jsou předávána vedoucímu organizace, který vydá opatření k nápravě  nedostatků.

Správce rozpočtu kontroluje výběrovým způsobem doklady v pokladně, faktury, majetek a interní doklady, sestavuje výkazy, zprávy a hlášení a porovnává je se schváleným rozpočtem.

 

Závěr

Uvedený kontrolní systém je nedílnou součástí směrnice o účetnictví naší organizace a tvoří provázaný celek se směrnicemi, nařízeními a opatřeními. Cílem této směrnice je dosažení maximálního efektu při nakládání  s veřejnými prostředky.

Každý pracovník podílející se na vnitřním kontrolním systému je ve smyslu evropského nařízení ke GDPR povinen zachovávat mlčenlivost a chránit před zneužitím data, údaje a osobní údaje, s nimiž přišel do styku v rámci kontrolního systému, shromažďovat pouze nezbytné údaje a osobní údaje, bezpečně je ukládat a chránit před neoprávněným přístupem, neposkytovat je subjektům, které na ně nemají zákonný nárok, nepotřebné údaje vyřazovat a dál nezpracovávat.

Tato směrnice nabývá platnosti 16. 9. 2018 a nahrazuje Směrnici č. 6 k  finanční kontrole  ze dne  1. 4. 2014. Směrnice o zabezpečení zákona o finanční kontrole platí až do vydání nové směrnice

 

 

 

…….……………………………………               .........................................................................

                Blažková Lenka                                                           Kučerová Jana

                 účetní školy                                                                   ředitelka MŠ

 

 

                                                     V Práčích dne 15. 9. 2018

 

Příloha č. 1                    Vzory příslibů:

Mateřská škola, Práče, příspěvková organizace,  Prosiměřice 67161      IČ:70991481

Limitovaný příslib dle zák. 320/2001 Sb., v plat.zn. č. ................. ze dne…………............

Limitovaný příslib na:

 

Spotřební materiál (kanc.potřeby, čistící prostředky a  jiný drobný spotř.mat.)

 

Období platnosti limitovaného příslibu:

 

Měsíc …………. Rok ……….

Výše limitovaného příslibu v Kč:

 

denní nákup do 10.000,- Kč

  

 

 

 

             ……………………………….                     ……………………………….

Příkazce operace (podpis)                         Správce rozpočtu (podpis)

 

Mateřská škola, Práče, příspěvková organizace,  Prosiměřice 67161      IČ:70991481

Limitovaný příslib dle zák.320/2001 Sb., v plat. zn. č. ................. ze dne…………............

Limitovaný příslib na:

 

potraviny

 

Období platnosti limitovaného příslibu:

 

Měsíc …………. Rok ……….

Výše limitovaného příslibu v Kč:

 

denní nákup do 10.000,- Kč

 

 

             ……………………………….                     ……………………………….

Příkazce operace (podpis)                         Správce rozpočtu (podpis)

 

Mateřská škola, Práče, příspěvková organizace,  Prosiměřice 67161      IČ:70991481

Limitovaný příslib dle zák.320/2001 Sb., v plat. zn. č. ................. ze dne…………............

Limitovaný příslib na:

 

drobné služby a opravy

 

Období platnosti limitovaného příslibu:

 

Měsíc …………. Rok ……….

Výše limitovaného příslibu v Kč:

 

denní nákup do 10.000,- Kč

  

 

 

 

             ……………………………….                     ……………………………….

Příkazce operace (podpis)                         Správce rozpočtu (podpis)

 

 

Mateřská škola, Práče, příspěvková organizace,  Prosiměřice 67161      IČ:70991481

Individuální příslib dle zák.320/2001 Sb., v plat. zn. č. ................. ze dne…………............

Dodavatel:

viz hlavička objednávky

Předpokládaná cena dodávky:

 

Předpokládaný termín plnění:

 

Specifikace dodávky:

 

 

 

 

 

 

……………………………….                     ……………………………….

Příkazce operace (podpis)                         Správce rozpočtu (podpis)

Omezující podmínky správce rozpočtu:

 

 


Příloha č. 2

Podpisové vzory

 

 

Funkce dle § 26 zákona

Funkce v organizaci

Podpisový vzor

Příkazce operace

             p. řed. Jana Kučerová

 

Správce rozpočtu, hlavní účetní

             p. Lenka Blažková

 

Za sklad potravin  je pověřena vedoucí stravování:

             p. Zimková Anna

 

V době nepřítomnosti          p. ředitelky

             p. uč. Pitáková Marcela